Neue Organisation im Autopilot

Ich sag’s wie’s is, es fällt mir schwer auf so vielen Hochzeiten gleichzeitig zu tanzen, ohne den Überblick zu verlieren. Dieses Problem habe ich schon ewig und ich habe auch schon viele Ansätze gefunden und ausprobiert. Leider habe ich die wirklich richtige Lösung nicht für mich gefunden, also bau ich sie mir einfach selbst!

Es gibt unzählige Tools auf der Welt, egal ob sie jetzt von großen Softwarefirmen kommen, Google den nächsten Werbespot schaltet, wo der Google Kalender als die Revolution für die eigene Produktivität angepriesen wird oder diverse YouTuber, die eine Partnerschaft mir Notion eingegangen sind und es als Weltverbesserung sondergleichen anpreisen.

Ich hab sie alle ausprobiert! Und die Ansätze gefallen mir. Ich meine, wieso sollte ich nicht meine wiederkehrenden Aufgaben, die jede Woche wieder anstehen in einen Termin im Kalender anlegen und werde so immer wieder vom Handy dran erinnert. Die Idee ist gut, aber ich habe jetzt seit 2017 einen Termin auf Mittwoch um 20 Uhr, der mich daran erinnert, dass ich Wäsche waschen soll/muss/kann/darf.
Keine Ahnung wieso, aber ich habe das, wenn ich mich richtig erinnere, vielleicht 2 Wochen geschafft und dann immer einfach nur in der Flut der Notifications weggeswiped und meine Wäsche gewaschen, wenn ich Zeit hatte und es mir gerade einfiel. Nicht, dass da was gegen spricht, versteht mich nicht falsch, aber ich stehe auf eine gewisse Grundordnung.

Wieso also nicht alles auf das große Whiteboard schreiben, was an meiner Tür hängt? Auch ne tolle Idee, aber ein Whiteboard ist so unflexibel, das hab ich nur zuhause an der Tür, und wenn ich Sachen die mittendrin stehen erledigt habe, muss ich neue Sachen irgendwo mitten rein schreiben. Von einer Sortierung on the fly mal ganz abgesehen, das geht natürlich nicht. Also fällt das Whiteboard bis auf eben mal schnelle Notizen auch aus.

Also hab ich Notion ausprobiert. Auch hier eine klasse grundlegende Idee. Man kann hier das eigene Leben in einer Art Wiki aufziehen. Und wenn ein Thema überhand nimmt, macht man einfach ne Unterseite draus. Das funktioniert super und intuitiv, ich war begeistert! Bis ich an den Punkt kam, dass ich mir eine Taskliste anlegen wollte, die mir eben täglich neue Tasks anlegt, sodass ich meine tägliche Todo-Liste aus mehreren Listen zusammengeschoben bekomme und mich nur ums Abarbeiten kümmern muss. Spoiler: Ist nicht so einfach. Diverse YouTube-Tutorials haben da verschiedene Ansätze und es geht wohl tatsächlich irgendwie. Aber ganz ehrlich: Wenn ich so ein Tool benutze und auch mit dem Gedanken spiele mir eine Premiumversion zu kaufen, dann möchte ich gerne all meine Belange abgebildet und intuitiv nutzbar haben. Also ließ ich auch das links liegen.

Was tun, wenn alle Angebote im Netz nicht das bieten, was man sucht?

Mir fiel dann irgendwann ein, dass ich ja Softwareentwickler bin. Außerdem beginnt ein neues Jahr. Wieso also nicht mal in die Hand nehmen? Nicht übertrieben mit dem Kopf durch die Wand sondern modular, Stück für Stück und einen Aspekt nach dem Anderen abbilden und vielleicht kommt ja ein brauchbares Tool dabei raus.

Also hab ich mich über Weihnachten hingesetzt und mir eine klassische Todo-Liste gebaut!
Klingt jetzt wenig Spektakulär, denn jedes Tutorial, welches über Hello World hinaus geht, beschäftigt sich mit Todo-Listen und diese sind wahrlich kein Hexenwerk. Doch halt! Nicht so schnell!

Mein erstes Modul beschäftigt sich mit so genannten „Dailies“ – diesen Begriff habe ich mir aus der MMORPG-Videospiel-Szene geborgt und beschreibt Aufgaben, die täglich immer wieder neu in der eigenen Inbox landen. Hierbei vielleicht wichtig: Es geht nicht darum die Aufgabe nach dem Erledigen für 24 Stunden zu sperren, sondern es geht um die zeitliche Grenze. So soll eine Aufgabe, die ich um 23:50 Abends erledige, genau 10 Minuten und eine Sekunde später wieder da sein, da es sich um einen neuen Tag handelt. Also musste ich hier logisch vorgehen und nicht alle Aufgaben aus der Datenbank holen, die zuletzt vor 24 Stunden gelöst wurden, sondern ich musste eine Abfrage machen, an welchem Datum das zuletzt geschah und dann alle Aufgaben aufnehmen, deren letzte Lösung nicht dem gleichen Datum entsprechen wie heute.

Nicht das spektakulärste Tool der Welt, aber es kann exakt abbilden, was alle anderen nicht schafften.

Das hat super funktioniert und war einfacher als gedacht. So werden Aufgaben, die ich doch mal an einem Tag ausgelassen habe, weil warum auch immer, auch 2 Tage später immer noch angezeigt.
Ich habe als beispielhafte Aufgabe hinzugefügt, dass ich bitte jeden Tag die 10 neusten Mails meines Postfachs nachhaltig abarbeiten soll. Sind wir ehrlich: Mein Postfach ist zugemüllt, weil ich es auch kaum pflegte die letzten Jahre. Von 2019 bis heute haben sich etwas über 25.000 Mails angesammelt und darunter ist wirklich extrem viel Müll.

Was heißt E-Mails nachhaltig Lösen?

Ganz einfach: Ich sortiere die Ansicht nach Eingang der Mail, nehme mir die Neuste, sortiere dann nach Absender und bekomme dann in der Regel eine ganze Reihe an Mails vom selben Absender. Egal ob das ein Newsletter ist, in den ich reingerutscht bin, eine Mail von Amazon oder die zwanzigste Mail von Lisa, die mich unbedingt kennenlernen will. Ich suche den Austragen-Link in der Mail, optional markiere ich alle Mails des Absenders als Junk, damit der Filter lernen kann und dann werden alle Mails des Absenders gelöscht oder abgelegt. So konnte ich seit Weihnachten gute 600 Mails Land machen und ich bekomme jetzt schon merklich weniger Müll jeden Tag ins Postfach gespült.

Weitere Dailies, die ich mir künftig noch stellen könnte, wären Aufräumarbeiten auf dem eigenen Dachboden, eigentlich das gleiche wie mit den Mails, nur eben mit realem Gerümpel auf dem Dachboden. Ebenso würde ich WordPress-Manage mit aufnehmen, sprich einmal alle von mir betreuten Seiten einmal gegenchecken bezüglich Updates, gibt es Error-Logs usw. Hierzu schreibe ich sicherlich ein andermal mehr. Oder sogar soziale Konkate könnte ich mir vorstellen. Sowas wie „Schreibe einer Person, der du lange nicht mehr geschrieben hast.“ – ob das nun ein privates Gespräch ist oder aus Netzwerkgründen, sei jetzt an der Stelle mal dahingestellt.

Außerdem habe ich mir natürlich auch schon Gedanken über weitere „Disziplinen“ meiner Todo-Liste gemacht. Aus den Dailies lassen sich auch ganz einfach Weeklies, Monthlies oder sogar Yearlies machen und damit ließe sich schon viel abbilden. Todos mit festem Datum als Fälligkeit, bspw. Geburtsdaten von Kontakten, die nicht vergessen werden sollten sind eigentlich gar kein Hexenwerk. Und die Disziplin, die ich mit den Dailies nicht abbilden wollte fehlt natürlich auch noch, sprich ein Cooldown auf dem Task, sodass er erst wieder X Stunden / Tage nach Erledigung wieder auftauchen soll. Das könnten Dinge wie „Haare Schneiden“ sein. Ich bleibe dran und berichte euch von meinem Tool, sobald es ausgewachsen ist und die Kinderschuhe verlässt.

Und das war er auch schon, mein Einstieg in die Selbstoptimierung, denn die Sachen, die auf meiner Liste stehen und automatisch auf mich zukommen, egal ob täglich, oder in Zukunft in anderen Modulen, verstopfen nicht länger meinen Kopf. So setze ich mich einmal am Tag hin, arbeite meine Todo-Liste ab, habe effektiv einiges geschafft und gelöst, mir aber keinerlei Gedanken darüber gemacht. Ordnung durch Autopilot sozusagen.

Und jetzt ihr! Habt ihr Tools, eigene Strategien oder sonstiges zum Theme zu sagen? Ich freue mich über regen Austausch und werde bald wieder berichten, wenn es was Neues zu meinem Toolset gibt oder wenn ihr mir was Spannendes zum drüber Berichten liefert.

Bis dahin, viel Liebe!

Euer Mossi

Anmerkung: Die Todos, die ich hier beispielsweise nenne, sind natürlich bewusst „einfach“ gewählt, um einerseits keine prekären Daten über Kunden oder dergleichen zu veröffentlichen und um einen einfachen Einstieg ins Thema zu gestalten.

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